15.5 Créer un modèle Word

En utilisant l’exemple de la lettre, voici les étapes pour créer un modèle.

Création du fichier de base

• Créez une lettre avec toutes les mises en forme nécessaires :
  • en-tête avec logo et coordonnées de l’entreprise
  • pied de page avec numérotation, date ou toute autre information et mise en forme désirée
  • coordonnées du destinataire
  • objet de la lettre
  • appel
  • salutation
  • définition des styles
  • etc.

  Prenez soin d’y apporter une mise en forme professionnelle. Le temps que vous prendrez pour y arriver vous sera rendu à chaque vois que vous créerez une nouvelle lettre à partir du modèle.

• Effacez toutes les données qui ne seront pas les mêmes d’une lettre à l’autre : coordonnées du destinataire, objet, corps de la lettre, etc.

Enregistrement du modèle

L'enregistrement d'un modèle nécessite des précautions différentes de l'enregistrement d'un document régulier.

• Sous Windows, enregistrez le fichier à partir du menu Fichier / Enregistrer sous. Choisissez l'emplacement Ce PC puis choisissez Modèle Word (.dotx) comme type de fichier.

  Par défaut, Word enregistre les modèles dans le dossier C:\Users\MonNom\Documents\Modèles Office personnalisés.

  Il n'est pas obligatoire d'utiliser cet emplacement mais il offre l'avantage de faciliter la création de documents à partir de ce modèle en utilisant les menus de Word.

  

• Sous Mac, enregistrez le fichier à partir du menu Fichier / Enregistrer comme modèle.

  Il sera placé dans le dossier /Users/monnom/Library/Group Containers/UBF8T346G9.Office/User Content.localized/Templates.localized. Dans l'interface graphique avec une configuration francophone, vous verrez plutôt /Utilisateurs/monnom/Bibliothèque/Group Containers/UBF8T346G9.Office/Contenu utilisateur/Modèles.

  Vous pouvez choisir d'enregistrer le modèle dans un autre dossier mais gardez en tête que le dossier par défaut facilitera la création de documents à partir de ce modèle en utilisant les menus de Word.

S'inspirer de lettres existantes

Lorsque vous bâtissez un modèle, il peut être judicieux de s'inspirer de documents existants. Il peut s'agir de vos propres documents ou encore de documents reçus de vos clients et fournisseurs.

Une autre source d'inspiration intéressante est la suivante :

« Exemples de lettres et d'écrits administratifs utilisables avec le logiciel MS Word ». Le français au bureau. http://www2.publicationsduquebec.gouv.qc.ca/documents/fab/fab.php

Vous trouverez sur ce site une foule d'exemples de lettres. Tous utilisent une disposition reconnue par l'Office Québécois de la langue française en plus de vous fournir des indications sur les meilleures formulations à utiliser selon le contexte.