Le format d'une cellule permet de modifier l'apparance de son contenu.
Par exemple, les formats permettent d’afficher :
Vous devez entrer la valeur désirée dans la cellule et utiliser les formats pour assurer d’avoir l’affichage souhaité.
Un format peut être comparé à une trousse de maquillage. En effet, la valeur stockée dans la cellule n'est pas modifiée par un format. C'est seulement la façon dont on voit le contenu de la cellule qui change.
Donc, quand on applique un format sur une cellule, on ne fait que changer son apparence. Ceci n'a aucun effet sur les calculs.
Les formats les plus souvent utilisés sont disponibles directement sur le ruban dans le menu .
La liste déroulante offre plusieurs formats.
Encore plus de formats sont disponibles dans la boîte de dialogue des formats de cellule.
Sous Windows, vous obtiendrez cette boîte de dialogue en cliquant sur la petite flèche à droite de la section Nombre.
Sous Mac, vous l'obtenez à partir du menu / .
Les options présentées sont les mêmes dans les deux environnements.
Dans un document en français, lorsqu'un nombre représente une somme monétaire, il est d'usage de la faire suivre d'un espace puis du signe $ (ex : 125 $).
Si vous travaillez plutôt en anglais, le signe $ précédera le montant (ex : $ 125).
Le symbole utilisé et l'endroit où il est affiché dépend des configurations du système d'exploitation.
Selon les configurations d'Excel, vous pourriez avoir accès à un format pour utiliser un affichage monétaire différent.
Voici deux exemples que j'avais sous la main au moment d'écrire cette fiche.
Pour représenter les nombres monétaires, deux options s'offrent à vous :
Le même résultat peut être obtenu en entrant seulement le nombre dans la cellule puis en choisissant dans la liste déroulante de formats.
ou
. Le résultat est légèrement différent puisqu'Excel affiche automatiquement deux décimales.
De plus, avec ce format, une cellule qui contient le nombre 0 affichera - $.
Il peut arriver que vous désiriez entrer du texte dans une cellule et qu'Excel s'obstine à le convertir en autre chose.
Par exemple, si vous désirez entrer 1/4 dans une cellule, Excel croira qu'il s'agit d'une date et fera la conversion.
Pour forcer Excel à garder le texte tel quel, vous pouvez lui appliquer le format . Mais attention : il ne sera pas possible d'effectuer des calculs avec cette cellule.
Une autre technique consiste à entrer un apostrophe au début du contenu de la cellule. L'apostrophe sera invisible dans la cellule mais elle apparaîtra dans la barre de formule et d'édition. Ici aussi, la valeur de la cellule ne pourra pas être utilisée dans des calculs.
Si une fraction doit être utilisée dans des calculs, il faut s'assurer qu'elle ne soit pas considérée comme du texte.
Une bonne technique pour entrer une fraction est de laisser un espace entre l'entier et la fraction. S'il n'y a pas d'entier, il faut entrer la valeur 0 comme entier (ex : 0 1/4).
Dès que vous appuyez sur Entrée, Excel affiche 1/4 dans la cellule.
Vous saurez que ce nombre peut être utilisé dans des calculs puisque la barre de formule et d'édition affichera 0,25.
Autre technique équivalente : faites précéder la donnée par le signe égal (=1/4).
Dès que vous appuyez sur Entrée, Excel affiche 0,25 dans la cellule. Vous devez alors appliquer le format sur la cellule pour obtenir l'affichage désiré.
Le format standard indique qu'aucun format n'a été appliqué à une cellule.
Donc, si vous désirez enlever tout format à une cellule, appliquez-lui le format . Vous verrez alors le contenu de la cellule tel qu'il est réellement, sans maquillage.
Truc : pour connaître le nombre qui est utilisé par Excel pour représenter cette date, appliquez le format à une cellule qui contient une date.
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